Il termine ultimo per la Conservazione Digitale delle Fatture Elettroniche emesse e ricevute dell’anno 2023, è fissato per il 31 Gennaio 2025.
La Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 2017 chiarisce che la Conservazione Digitale dei documenti deve avvenire “…entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.” La quale appunto era fissata per il 31 Ottobre 2024.
Conservazione Sostitutiva: mancato adempimento
Per tutti i clienti che non hanno ancora provveduto a effettuare la Conservazione rimangono pertanto pochi giorni per poter ottemperare all’adempimento e, sebbene la scadenza sia fissata per fine mese, consigliamo comunque di provvedere quanto prima all’invio dei documenti.
Il non effettuare la conservazione comporta una sanzione equiparabile alla mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali in base a quanto stabilito dall’ex art. 52 del DPR n. 633/72, con una sanzione pecuniaria che varia da € 1.000 a € 8.000 ai sensi dell’art. 9 primo comma del decreto legislativo 471/1997.
Inoltre, non ottemperando alla conservazione, in caso di accertamento, il contribuente non potrà esibire i documenti non conservati a norma.
Conservazione tramite GBsoftware
La Conservazione Digitale con GBsoftware avviene tramite l’applicazione denominata “Conservazione InWeb”.
Tale applicazione è raggiungibile:
- direttamente da Area Web, tramite questo link e cliccando su
- dalla licenza studio all’interno di GB, facendo click su
e quindi su . Fatto ciò sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password. Si noti che saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Ditte Abbinate”, è stato codificato tale intermediario a livello generico di ditta oppure per applicazione (guida online).
e quindi su Indipendentemente dalla modalità scelta, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva nell’anno 2023 con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti.
Nel caso in cui non sia stato acquistato il servizio di conservazione per l’anno 2023, sarà necessario:
- configurare il soggetto acquirente per le ditte presenti,
- definire le classi documentali da conservare (fatturazione e/o Lipe),
- salvare la configurazione,
- compilare ed accettare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.
L’accettazione della delega avverrà in automatico. In presenza di scarto sarà comunicato tramite e-mail, e la motivazione, sarà visibile anche nella colonna “Esito Delega” tramite l’icona 
. Se invece il servizio di conservazione risulta già acquistato, basterà procedere alla compilazione ed invio della delega a GBsoftware.
Nel momento in cui la delega è accettata, dall’elenco documenti, basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione.
NB: accedendo alla Console InWeb, con servizio acquistato, è possibile compilare ed inviare la delega a GBsoftware e successivamente, dopo l’accettazione, inviare i file in conservazione.
Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Digitale è disponibile la guida online.
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