La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico. GBsoftware, permette di adempiere a tale adempimento nei termini previsti dalla legge tramite l’applicazione “Conservazione Sostitutiva”. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse-ricevute e degli altri documenti fiscali dell’anno 2020 deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Per il 2020, il termine ultimo di presentazione della dichiarazione dei redditi è stato lo scorso 30 Novembre, pertanto il termine ultimo è il 28/02/2022 (si consiglia l’invio dei file entro il 31/01/2022).
Dichiarazione dei Redditi 2021 (redditi 2020)
Termine presentazione 30/11/2021 Termine conservazione 28/02/2022 (termine consigliato per l’invio 31/01/2022) Per poter procedere a conservare digitalmente tali modelli e documenti, GBsoftware, mette a disposizione dei clienti l’area web “Conservazione” alla quale si potrà accedere direttamente dal software GB, tramite il Multi ditta, oppure tramite GB inWeb. 
AREA CONSERVAZIONE GB
Se si è già effettuato l’accesso all’area web basterà cliccare QUI, altrimenti sarà necessario fare il login nella dashboard e poi cliccare su 
. Dalla licenza studio, invece si accede dal pulsante 
, sezione “Conservazione Sostitutiva” e cliccando su pulsante 
. Sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password. NB: saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Abbina Ditte”, è stato codificato tale intermediario o a livello generico di ditta o per applicazione (guida online). Una volta che siamo all’interno dall’area, se per l’anno 2019 non era stata effettuata la conservazione, occorrerà:
- configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti,
- definire le classi documentali da conservare (se non è già stato fatto),
- salvare la configurazione,
- compilare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.
Se invece, la conservazione del 2019 per la ditta è stata eseguita, la delega sarà già presente e occorrerà, se non è stato già acquistato il servizio, configurare la tipologia di acquisto, le classi documentali e salvare. Dopo di che, una volta acquistato, dall’elenco documenti basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione. 
Per gli utenti con area web che hanno:
- acquistato il servizio di conservazione 2020
- e inviato già la delega di affidamento del servizio
accedendo alla console fatturazione 2021, verrà richiesto se effettuare in automatico l’invio dei file fatture 2020 in conservazione. 
Basterà cliccare “SI” e in automatico si avvierà il processo di invio dei file in conservazione per l’anno 2020 e lo stato sarà evidenziato nella barra in alto in corrispondenza del pulsante “Opzioni Console”. Al termine sarà visualizzato il messaggio: Invio dei file in conservazione terminato. Per visualizzare se tutti i file sono inviati in conservazione basterà accedere all’applicazione “Conservazione” e dalla maschera “Configurazione ditte”, per la ditta, cliccare 
. Si aprirà il dettaglio di tutti i file da conservare, i file conservati, gli stati di conservazione e lo spazio occupato; 
Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online a questo link.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
WB103 – FSA/16
TAG conservazione sostitutivadocumento informatico
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