Conservazione documenti 2020: invio dei file entro i termini di legge

La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico. GBsoftware, permette di adempiere a tale adempimento nei termini previsti dalla legge tramite l’applicazione “Conservazione Sostitutiva”.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse-ricevute e degli altri documenti fiscali dell’anno 2020 deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Per il 2020, il termine ultimo di presentazione della dichiarazione dei redditi è stato lo scorso 30 Novembre, pertanto il termine ultimo è il 28/02/2022 (si consiglia l’invio dei file entro il 31/01/2022).

Dichiarazione dei Redditi 2021 (redditi 2020)

Termine presentazione 30/11/2021

Termine conservazione 28/02/2022

(termine consigliato per l’invio 31/01/2022)

Per poter procedere a conservare digitalmente tali modelli e documenti, GBsoftware, mette a disposizione dei clienti l’area web “Conservazione” alla quale si potrà accedere direttamente dal software GB, tramite il Multi ditta, oppure tramite GB inWeb.

conservazione sostitutiva

AREA CONSERVAZIONE GB

Se si è già effettuato l’accesso all’area web basterà cliccare QUI, altrimenti  sarà necessario fare il login nella dashboard e poi cliccare su conservazione pulsante accedi.

Dalla licenza studio, invece si accede dal pulsante multiditta icona, sezione “Conservazione Sostitutiva”  e cliccando su pulsante conservazione sostitutiva.    Sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password.

NB:  saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Abbina Ditte”, è stato codificato tale intermediario o a livello generico di ditta o per applicazione (guida online).

Una volta che siamo all’interno dall’area, se per l’anno 2019 non era stata effettuata la conservazione, occorrerà:

  1. configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti,
  2. definire le classi documentali da conservare (se non è già stato fatto),
  3. salvare la configurazione,
  4. compilare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.

interno dell'area - configurazione ditte

Se invece, la conservazione del 2019 per la ditta è stata eseguita, la delega sarà già presente e occorrerà, se non è stato già acquistato il servizio, configurare la tipologia di acquisto, le classi documentali e salvare.

Dopo di che, una volta acquistato, dall’elenco documenti basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione.

selezione ed invio file in conservazione

Per gli utenti con area web che hanno:

  • acquistato il servizio di conservazione 2020
  • e inviato già la delega di affidamento del servizio

accedendo alla console fatturazione 2021, verrà richiesto se effettuare in automatico l’invio dei file fatture 2020 in conservazione.

richiesta invio automatico dei file fatture 2020 in conservazione

Basterà cliccare “SI” e in automatico si avvierà il processo di invio dei file in conservazione per l’anno 2020 e lo stato sarà evidenziato nella barra in alto in corrispondenza del pulsante “Opzioni Console”.

Al termine sarà visualizzato il messaggio: Invio dei file in conservazione terminato.

Per visualizzare se tutti i file sono inviati in conservazione basterà accedere all’applicazione “Conservazione”  e dalla maschera “Configurazione ditte”, per la ditta, cliccare  freccia.

Si aprirà il dettaglio di tutti i file da conservare, i file conservati, gli stati di conservazione e lo spazio occupato;

dettaglio file da conservare

Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online a questo link.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

WB103 – FSA/16

TAG conservazione sostitutivadocumento informatico

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