Conservazione sostitutiva: ultimi giorni per invio documenti

Il termine ultimo per la Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche emesse e ricevute e degli altri documenti fiscali dell’anno 2020 è fissato per il 28 febbraio 2022. 

La Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 2017 chiarisce che la Conservazione Digitale dei documenti deve avvenire “…entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.” la quale appunto era fissata per il 30 novembre 2021.

Conservazione Sostitutiva: mancato adempimento

Per tutti i clienti che non hanno ancora provveduto ad effettuare la Conservazione rimangono pertanto pochi giorni per poter ottemperare all’adempimento e, sebbene la scadenza sia fissata per fine mese, consigliamo comunque di provvedere quanto prima all’invio dei documenti.
Il non effettuare la conservazione comporta una sanzione equiparabile alla mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali in base a quanto stabilito dall’ex art. 52 del DPR n. 633/72, con una sanzione pecuniaria che varia da € 1.000 a € 8.000 ai sensi dell’art. 9 primo comma del decreto legislativo 471/1997.
Inoltre non ottemperando alla conservazione, in caso di accertamento, il contribuente non potrà esibire i documenti non conservati a norma.

Conservazione tramite GBsoftware

La Conservazione Sostitutiva con GBsoftware avviene tramite l’applicazione Web denominata “Conservazione InWeb”.

Tale applicazione è raggiungibile:

  • direttamente da Area Web, tramite questo link e cliccando su accedi conservazione
  • dalla licenza studio all’interno di GB, facendo click su multi ditta e quindi su pulsante conservazione sostitutiva. Fatto ciò sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password. Si noti che saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Abbina Ditte”, è stato codificato tale intermediario oppure a livello generico di ditta o per applicazione (guida online).

Indipendentemente dalla modalità scelta, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva dell’anno 2020 con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti:
linee guida conservazione sostitutiva

Nel caso in cui per l’anno 2019 non sia stata effettuata la Conservazione con GBsoftware, sarà necessario :

    1. configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti,
    2. definire le classi documentali da conservare (se non è già stato fatto),
    3. salvare la configurazione,
    4. compilare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.configurazione ditte

L’accettazione della delega o lo scarto sarà comunicato tramite e-mail. In caso di scarto, sarà presente la motivazione e la procedura da eseguire.

Nel momento in cui la delega verrà accettata, dall’elenco documenti, basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione. Se invece, la conservazione del 2019 per la ditta è stata eseguita, la delega sarà già presente e occorrerà, se non è stato già acquistato il servizio, configurare la tipologia di acquisto, le classi documentali e salvare. Fatto ciò, sarà sufficiente selezionare i file ed inviarli in conservazione.

elenco documenti, selezionare file ed inviarli in conservazione

Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online e la newsletter relativa al rilascio dell’applicazione.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

FAN/4

TAG conservazione sostitutivainvio documenti

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