Revisione legale: Conferme esterne

Una metodologia particolarmente importante in quanto in grado di fornire un elevato grado di attendibilità degli elementi probativi raccolti è costituita dalla richiesta di conferma esterna mediante lettera di circolarizzazione.

Le richieste di conferma esterna consistono in una risposta diretta in forma scritta ad una richiesta specifica del revisore, finalizzata alla verifica di saldi e informazioni contenute in bilancio.

NORMATIVA

Una metodologia particolarmente importante in quanto in grado di fornire un elevato grado di attendibilità degli elementi probativi raccolti è costituita dalla richiesta di conferma esterna mediante lettera di circolarizzazione.

In sostanza, la procedura di revisione consiste nella predisposizione di lettere in carta intestata sottoscritte dalla società e contenenti la richiesta di confermare determinate informazioni rispondendo direttamente al Revisore.

Come ribadito nello specifico principio internazionale di revisione ISA (Italia) 505, tale procedura rappresenta un’ottima soluzione operativa consentendo di raccogliere informazioni:

  • provenienti da fonti indipendenti esterne all’impresa;
  • direttamente dal revisore;
  • in forma documentale, sia essa cartacea, elettronica o in altro formato.

Alcuni soggetti per i quali la predisposizione e l’invio della lettera di circolarizzazione è considerata indispensabile dalla prassi professionale sono:

clienti (a campione)

fornitori (a campione)

consulenti legali (tutti)

consulenti fiscali (tutti)

istituti di credito (tutti)

Ipotizzando di trovarci a svolgere le procedure di validità del bilancio, la richiesta, ad esempio, di conferma esterna avente come destinatari i clienti risponde all’esigenza di accertare l’esistenza e la accuratezza dei crediti vantati verso quei soggetti alla data di chiusura dell’esercizio.

Innanzitutto, si dovrà procedere identificando i soggetti che compongono l’universo dei crediti verso clienti da cui verrà poi estratto il campione.

La selezione dei clienti da sottoporre a circolarizzazione è strettamente connessa alla fase di identificazione e valutazione dei rischi precedentemente svolta, infatti, maggiore sarà la probabilità stimata dal revisore che tale voce di bilancio contenga un errore significativo e maggiore dovrà essere l’estensione del campione di clienti da circolarizzare.

Operativamente, nel rispetto delle indicazioni del principio di revisione ISA (Italia) 530 – Campionamento di revisione – si procederà a selezionare mediante un criterio razionale o “ragionato”, cioè individuando i più significativi avendo di fronte i sotto-conti accesi ai singoli clienti; ovvero mediante metodo statistico quale ad esempio il campionamento monetario M.U.S. (Monetary Unit Sample) sviluppato nella revisione per analizzare popolazioni in condizioni normali di rischio.

Quest’ultimo metodo consente di identificare il numero di clienti da circolarizzare in funzione del livello di rischio e della significatività operativa. Il revisore dapprima determinerà il rischio residuo di errori significativi per la voce in esame (risultato della valutazione del rischio intrinseco e dell’affidabilità del sistema di controlli interno) sulla base del quale viene determinato il fattore correttivo o di confidenza.

Rischio residuo di errore significativo Fattore correttivo
Minimale 0,67
Basso 1
Moderato 2
Alto 3

 

Selezionato un punto casuale di partenza, mediante generatore di numeri casuali compresi tra 1 e l’intervallo di selezione, gli elementi che compongono il campione vengono individuati di conseguenza sulla base dell’intervallo di campionamento, la cui formula è la seguente:

Intervallo di selezione = Significatività operativa ÷ Fattore correttivo

In questo modo gli elementi di maggior valore monetario avranno anche maggiore probabilità di essere selezionati.

Una volta selezionato il campione deve essere predisposta la lettera di circolarizzazione per ciascun elemento. Per i clienti solitamente si procede con una richiesta di conferma “positiva” ovvero si propone al cliente il saldo contabile della società revisionata (allegando anche l’estratto conto relativo) e gli si chiede di rispondere confermando o denegando quel saldo.

Inviate le lettere il revisore dovrà infine valutare gli esiti della procedura potendo riscontrare in sostanza tre differenti risultati:

  • Il cliente risponde confermando il saldo contabile della società revisionata;
  • Il cliente risponde non confermando il saldo contabile ed è necessario procedere ad una riconciliazione;
  • Il cliente non risponde dovendosi attivare procedure alternative di verifica.

Le eventuali differenze da riconciliare possono derivare da operazioni già contabilizzate da una parte ma non ancora dall’altra oppure da errori che, se commessi dalla società revisionata, devono essere annotati e corretti dalla stessa.

Infine nel caso in cui si renda necessario testare il saldo acceso ad un cliente mediante procedure alternative, il Revisore può scomporre il credito nei singoli rapporti di cui si compone verificandone il loro eventuale totale o parziale incasso nel frattempo intervenuto.

 

IL SOFTWARE “REVISIONE LEGALE”

Il software Revisione Legale di GB permette di gestire in modo rapido ed automatizzato le conferme esterne, tramite un processo guidato.

Come esempio si riportano le circolarizzazioni dei crediti Vs. Clienti:

Procedure di validità - Clienti

Il primo step è il caricamento del paritario clienti

Partitario Clienti

Sarà possibile caricare manualmente tutto il partitario oppure utilizzare la comoda funzione di importazione tramite file excel

importazione Excel

Effettuato il caricamento il software sarà già in grado di fare dei controlli automatici su eventuali discordanze tra i saldi e le movimentazioni Dare/Avere

check controlli automatici su eventuali discordanze

Dopo aver caricato la lista dei clienti si può procedere con il campionamento accedendo dall’apposita carta di lavoro

Campionamento Clienti

Con la possibilità di utilizzare due metodi di campionamento differenti:

  • Campionamento razionale: Il revisore sceglierà manualmente i clienti da includere nel campionamento tra quelli caricati nel punto precedente
  • Campionamento M.U.S.: Il campionamento verrà effettuato automaticamente dal sistema seguendo le indicazioni per il calcolo del campionamento M.U.S.

Una volta effettuato il campionamento si procederà all’invio delle lettere per le conferme esterne accedendo alla carta di lavoro “Lettere clienti”

Lettere Clienti

Al suo interno sono riepilogati i clienti selezionati in fase di campionamento, selezionando uno o più clienti (download multiplo) sarà possibile scaricarle in PDF per il successivo invio

Download PDF

In una apposita carta di lavoro sarà possibile indicare gli “Esiti conferme esterne”.

Il programma, oltre a fornire in automatico delle statistiche utili alla comprensione del campione esaminato

statistiche

in base all’esito delle singole risposte ottenute o meno da clienti, predisporrà le due ultime carte di lavoro relative alle “Procedure alternative” e/o “Riconciliazioni”

La prima consiste nell’effettuare un controllo di convalida alternativo rispetto alla richiesta esterna, in quanto non è stata ricevuta alcuna risposta alla lettera inviata.

non è stata ricevuta alcuna risposta alla lettera inviata

La seconda invece permette di valutare la discordanza tra il saldo risultante dalle scritture contabili (indicato nella lettera di circaolarizzazione) e quello indicato da cliente in fase di risposta

valutare la discordanza tra il saldo risultante dalle scritture contabili e quello indicato da cliente in fase di risposta

Questo iter automatizzato ed integrato con funzioni di caricamento rapido, permetterà al revisore di tenere traccia di tutto il lavoro svolto impostando il lavoro in funzione delle risposte ottenute.

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