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Conservazione documenti 2021: invio dei file entro i termini di legge

La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico. GBsoftware, permette di adempiere a tale adempimento nei termini previsti dalla legge tramite l’applicazione “Conservazione Sostitutiva”.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse-ricevute e degli altri documenti fiscali dell’anno 2021 deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Per il 2021, il termine ultimo di presentazione della dichiarazione dei redditi è domani ovvero il 30 Novembre, pertanto il termine ultimo è il 28/02/2023 (si consiglia l’invio dei file entro il 31/01/2023).

Dichiarazione dei Redditi 2022 (redditi 2021)

Termine presentazione 30/11/2022

Termine conservazione 28/02/2023

(termine consigliato per l’invio 31/01/2023)

Per poter procedere a conservare digitalmente tali modelli e documenti, GBsoftware, mette a disposizione dei clienti l’area web “Conservazione” alla quale si potrà accedere direttamente dal software GB, tramite il Multi ditta, oppure tramite GB inWeb.

Messaggio conservazione sostitutiva

AREA CONSERVAZIONE GB

Se si è già effettuato l’accesso all’area web basterà cliccare QUI, altrimenti  sarà necessario fare il login nella dashboard e poi cliccare su conservazione pulsante accedi.

Dalla licenza studio, invece si accede dal pulsante pulsante multiditta, sezione “Conservazione Sostitutiva”  e cliccando su pulsante conservazione sostitutiva pulsante.    Sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password.

NB:  saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Abbina Ditte”, è stato codificato tale intermediario o a livello generico di ditta o per applicazione (guida online).

Una volta che siamo all’interno dall’area, se per l’anno 2020 non era stata effettuata la conservazione, occorrerà:

  1. configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti,
  2. definire le classi documentali da conservare (se non è già stato fatto),
  3. salvare la configurazione,
  4. compilare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.

passaggi da effettuare per conservazione

Se invece, la conservazione del 2020 per la ditta è stata eseguita, la delega sarà già presente e occorrerà, se non è stato già acquistato il servizio, configurare la tipologia di acquisto, le classi documentali e salvare.

Dopo di che, una volta acquistato, dall’elenco documenti basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione.

invio documenti in conservazione

Per gli utenti con area web che hanno:

  • acquistato il servizio di conservazione 2021
  • e inviato già la delega di affidamento del servizio

accedendo alla console fatturazione 2022, verrà richiesto se effettuare in automatico l’invio dei file fatture 2021 in conservazione.

richiesta invio automatico fatture in conservazione

Basterà cliccare “SI” e in automatico si avvierà il processo di invio dei file in conservazione per l’anno 2021 e lo stato sarà evidenziato nella barra in alto in corrispondenza del pulsante “Opzioni Console”.

Al termine sarà visualizzato il messaggio: Invio dei file in conservazione terminato.

Per visualizzare se tutti i file sono inviati in conservazione basterà accedere all’applicazione “Conservazione”  e dalla maschera “Configurazione ditte”, per la ditta, cliccare  freccia.

Si aprirà il dettaglio di tutti i file da conservare, i file conservati, gli stati di conservazione e lo spazio occupato;

dettaglio file da conservare

Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online a questo link.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

TAG conservazione sostitutivadocumento informatico

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