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Scarto fattura elettronica: come procedere?

Il Sistema d’Interscambio, dopo che la fattura elettronica è stata inviata, effettuata una serie di controlli sul file. Se viene rilevato almeno un errore, il sistema provvede a scartare il file e a inviare all’emittente una ricevuta di scarto.  Pertanto, la fattura si considera non emessa.

Vediamo i passaggi da eseguire per la verificare dello scarto del documento e la nuova emissione della fattura.

Le immagini in questa newsletter fanno riferimento alla versione Web della procedura, comunque i medesimi passaggi possono essere applicati anche alla installazione locale/cloud.

Ricevuta di scarto

Nel caso in cui una fattura elettronica non sia conforme allo standard accettato e quindi presenta errori formali o di valore, il Sistema d’Interscambio provvederà entro 5 giorni dall’invio a inoltrare all’emittente della fattura una Ricevuta di Scarto. Tale ricevuta conterrà la motivazione dello scarto, in modo da poter provvedere alla correzione dell’errore segnalato.

Come indicato dalla Circolare 13/E del 2 luglio 2018, una fattura scartata viene considerata come non emessa, pertanto l’emittente dovrà provvedere a effettuare l’invio del documento entro 5 giorni dall’invio precedente, mantenendo lo stesso numero e data documento

Errori più frequenti riscontrati nell’invio di una fattura elettronica

L’Agenzia delle Entrate, mette a disposizione l’elenco degli errori per cui si riceve uno scarto inviando la fattura al Sistema d’Interscambio. GBsoftware, nella fase di creazione del file, prima dell’invio, esegue dei controlli per evitare errori formali e di conseguenza lo scarto, ovvero i controlli:

  • sull’integrità della fattura e autenticità del certificato di firma
  • sulla dimensione del file
  • sul file e il formato xml
  • sul contenuto del file xml

Invece, attualmente non è possibile controllare se sono presenti errori sulla valorizzazione e validità di alcuni dati contenuti nella fattura elettronica necessari per il recapito del documento al destinatario. In particolare:

  • il codice destinatario;
  • la validità dei codici fiscali e delle partite iva.

Alcuni codici di errore che possono essere segnalati sono esempio:

  • Codice errore 00303: se la partita iva del cedente o del cessionario non è valida
  • Codice errore 00306: se il codice fiscale del cessionario non è valido
  • Codice errore 00311: se il codice destinatario non è valido
  • Codice errore 00313: Il Codice Destinatario può essere valorizzato con “XXXXXXX” per comunicare i dati di fatture emesse esclusivamente verso soggetti non residenti e la partita iva deve essere valorizzata e il codice dello stato deve essere diverso da “IT”
  • Codice errore 00324: se il codice fiscale e la partita iva del cessionario non sono coerenti

Verifica dello scarto

Per poter verificare lo scarto è necessario accedere alla Console, e procedere allo Scarico delle Ricevute/Notifiche (che ricordiamo può essere anche fatto in automatico all’accesso della Console attivando la relativa opzione).

Una volta effettuato ciò, se è presente una ricevuta di scarto, questa sarà segnalata sia dallo Stato che dall’icona in corrispondenza della colonna Notifica.

Maschera Anagrafica Ditte - Sezione Fatture emesse

Per poter aprire la Notifica di scarto è sufficiente fare click sull’icona icona punto esclamativo rosso. Verrà aperta la maschera di dettaglio della fattura elettronica inviata:

Maschera Dettaglio Fattura elettronica emessa - notifica Ricevuta di Scarto

Nella ricevuta troviamo il codice dell’errore e la descrizione dello stesso, in modo da poter risolvere il problema riscontrato nell’SdI.

Nell’esempio dell’immagine lo scarto è dato per non coerenza tra codice destinatario ‘XXXXXXX’ e il codice dello stato ‘IT’ indicato nel cessionario, in quanto per emettere fatture verso soggetti non residenti lo stato deve essere valorizzato diverso da ‘IT’.

Sarà pertanto necessario modificare tale dato prima di procedere un nuovo invio.

Modifica documento e nuovo invio

Siccome una fattura scartata viene considerata come non emessa, possiamo utilizzare il medesimo numero e data del documento. Per fare ciò apriamo il documento scartato da Fatturazione – Riepilogo Documenti: un messaggio ci indicherà che la fattura è bloccata in quanto è già stato creato l’xml – cliccando sul pulsante Destoricizza sarà possibile modificarlo:

Riepilogo Documenti - Click su Destoricizza

Per risolvere l’errore segnalato accedere a Contatti nella sezione Fattura Elettronica. Variare il codice destinatario e salvare.

Successivamente procedere a scaricare di nuovo il cliente in fattura. Salvare, ricreare l’xml e a inviarlo in Console:

Maschera Anagrafica Ditte - Sezione Fatture emesse per il periodo: Giugno

Da qui sarà possibile procedere con il Controllo, la Firma e Invio al SDI. Nel caso in cui il documento passi i controlli del SdI, questo verrà inoltrato al destinatario finale. La fattura scartata con la relativa notifica rimarrà comunque presente all’interno della Console.

Se lo scarto del documento viene rilevato dopo che sono già trascorsi 5 giorni dalla notifica, occorrerà valutare se possibile rinviare il file nei termini di legge, oppure si è tenuti a pagare la sanzione per il ritardo invio e provvedere al ravvedimento per il mancato versamento dell’IVA.

Pertanto, è bene verificare periodicamente il corretto esito d’invio dei propri documenti, magari tenendo abilitato in automatico lo scarico delle ricevute all’apertura della Console.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

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