La trasformazione digitale dei processi aziendali ha portato a parlare in maniera sempre più preponderante di Gestione Documentale, con la quale si intende la possibilità di dotarsi di un’applicazione per gestire in maniera più efficace i documenti/file aziendali.
Gestione Documentale
Nello specifico, si parla di Gestione Documentale quando si ha a disposizione un software che abbia la possibilità di gestire i documenti digitali in maniera:
- Centralizzata: i documenti devono essere inseriti in un’unica posizione virtuale, accessibile tramite una connessione internet da qualsiasi dispositivo (PC/Mac, Smartphone, Tablet ecc…)
- Organizzata: la suddivisione dei documenti può avvenire in base alle tipologie degli stessi, cosi da poter effettuare una catalogazione in maniera più precisa. Deve essere data la possibilità di compiere delle operazioni di ricerca, oltre a poter gestire delle policy di accesso / modifiche dei documenti
- Condivisibile: i file devono poter essere condivisi sia con gli utenti all’interno della propria ditta, sia con soggetti terzi esterni al proprio sistema informatico, in maniera sicura e controllata.
Dotarsi di un sistema di gestione documentale diventa praticamente obbligatorio anche per una piccola/media azienda o studio. I vantaggi che tale soluzione comporta sono molteplici e sono riassumibili in:
- Una riduzione degli spazi di archiviazione, con un minor utilizzo di carta, avendo quindi un risparmio economico immediato;
- Rendere più sicuri i propri documenti, sia dal punto di vista fisico, in quanto un documento digitalizzato non sarà soggetto a fenomeni di deterioramento, usura o distruzione, sia dal punto di vista d’accesso, poiché sarà possibile stabilire a priori chi potrà accedere a cosa, senza dover mettere i documenti più sensibili “sotto chiave”;
- Un risparmio in termini di tempo, dato che per effettuare una ricerca di un documento sarà sufficiente applicare uno o più filtri piuttosto che dover effettuare delle lunghe ricerche in archivi cartacei. Inoltre, i documenti ricercati saranno poi eventualmente inviabili o condivisibili in pochi click, evitando di doverli scannerizzare per il successivo invio.
Implementare un processo del genere nella propria azienda/studio è inoltre estremamente semplice ed intuitivo, poiché non richiede alcun prerequisito e sarà sufficiente dotarsi di una soluzione ad hoc (come quella messa a disposizione da GBsoftware) per poter cominciare a caricare i file ed alimentare il proprio documentale, cosi da poter avere un archivio organizzato e ben gestito.
Alcuni esempi di utilizzo di una gestione documentale potrebbero essere:
- Sul mio smartphone ricevo un preventivo via mail da un mio fornitore. Lo carico direttamente sul documentale e lo condivido con il responsabile acquisti, così che quel preventivo non vada perso tra le altre mail che ricevo, ed inoltre posso costruire uno storico di tutti i preventivi d’acquisto ricevuti da quel determinato fornitore.
- Salvo tutti i documenti societari, come Visura Camerale, documenti dei soci ecc…in modo da poterli rapidamente condividere con chiunque abbia la necessità di ricevere tali documenti per effettuare le più disparate operazioni societarie (Es. Richiesta di Fido Bancario);
- Ho la necessità di avere una situazione contabile aggiornata a una determinata data: il mio Commercialista/Studio la predispone e la condivide sulla mia gestione documentale, in modo che entrambi possiamo accedere e consultare quel determinato documento.
Dott. Andrea F.
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