Fatturazione inWeb: Scadenzario

Poter utilizzare uno scadenzario è fondamentale al fine di tenere traccia degli incassi/pagamenti della propria attività. Fatturazione InWeb offre uno strumento che permette di avere rapidamente e in modo chiaro sotto controllo l’intera situazione, con la possibilità di effettuare interrogazioni dei dati in maniera rapida.

Vediamo come poter utilizzare la procedura nelle sue funzionalità principali, che tra l’altro sono state recentemente aggiornate in ottica di un continuo miglioramento del prodotto anche grazie ai feedback pervenuti dai nostri clienti.

Accesso alla gestione

Per poter accedere allo Scadenzario è sufficiente accedere alla Dashboard di Fatturazione InWeb e cliccare in corrispondenza d’Incassi/Pagamenti.

accesso gestione incassi/pagamenti

È possibile indicare alla procedura di aprire lo scadenzario ogni qual volta si entra in Fatturazione InWeb. Per fare ciò, cliccare in corrispondenza di Configurazione – Opzioni – Fatturazione e selezionare su Cosa si vuol vedere all’avvio la Dashboard e in Grafico partenza Dashboard impostare Incassi / Pagamenti.

indicare alla procedura di aprire lo scadenzario ogni qual volta si entra in Fatturazione InWeb

Lo Scadenzario è suddiviso in tre sezioni, accessibili cliccando in basso nella tabella;

  • Disponibilità: che riporta il totale delle Entrate e delle Uscite, con la differenza tra queste due voci;
  • Entrate: che indica il totale del fatturato, con l’importo incassato e la relativa differenza;
  • Uscite: dove vengono indicati i totali dei documenti passivi, con l’importo pagato e quello ancora da pagare;

tre sezioni scadenzario: Disponibilità, Entrate, Uscite

I dati dello scadenzario possono essere alimentati tramite due modalità differenti:

  • Tramite Console InWeb: compilando la sezione Incassi (per le fatture emesse) o Pagamenti (per le fatture Ricevute);
  • Inserendo una scadenza manuale slegati dai documenti elettronici, cosi da tenere sotto controllo anche tutte quelle scadenze che non transitano per Console.

Alimentazione dei dati – Console InWeb

Per poter inserire i dati dello scadenzario tramite Console InWeb è necessario compilare la sezione Incassi (per le fatture emesse) o Pagamenti (per le fatture Ricevute):

Colonna Incassi Console InWeb

Per le fatture attive tale colonna sarà compilabile nel caso in cui:

Per le fatture passive, la colonna Pagamenti sarà sempre compilabile, anche nel caso in cui si ricorra alla funzione d’importazione dello storico fatture.

Il colore dell’icona presente nella colonna Incassi/Pagamenti indica se sono presenti dei dati relativi alla scadenza e se lo stesso risulta essere saldato:

  • Logo Euro Nero : nessun dato presente. Il documento non sarà gestito nello scadenzario;
  • Logo Euro Giallo : dati presenti, il documento non è saldato o è parzialmente saldato;
  • Logo Euro Verde : dati presenti. Il documento è saldato.

In ogni caso cliccando sull’icona verrà aperta una maschera per poter indicare i dati relativi all’incasso o al pagamento del documento:

Dettaglio dei pagamenti della fattura

Da qui sarà possibile aggiungere o modificare le scadenze del documento e confermare le stesse per impostarle come saldate. Cliccando su pulsante aggiungi pagamento sarà possibile aggiungere ulteriori scadenze, mentre mettendo la spunta in corrispondenza di Conferma Incassi la scadenza verrà considerata come saldata.

Procedendo al salvataggio, le scadenze saranno aggiornate sia in Console che sullo scadenzario di Fatturazione InWeb.

È comunque possibile predisporre la sezione Incassi/Pagamenti automaticamente con i dati presenti nel file XML, attivando da Opzioni Console le voci Predisposizione automatica degli incassi dal file xml e Predisposizione automatica dei pagamenti dal file xml.

Predisposizione automatica degli incassi dal file xml e Predisposizione automatica dei pagamenti dal file xml

Alimentazione dei dati – Inserimento Scadenza

Oltre alla modalità vista precedentemente, è possibile inserire delle scadenze direttamente dallo scadenzario. In questo modo si potrà tenere traccia di tutte quelle scadenze che non transitano per la Console InWeb (come ad esempio, fatture non elettroniche o estere, oppure per eventuali anticipi/acconti su documenti che ancora devono essere emessi o ricevuti).

Per inserire una scadenza è sufficiente entrare nel dettaglio di Disponibilità, Entrate o Uscite e fare quindi click sul pulsante pulsante aggiungi scadenza.

Aggiungi scadenza da maschera Dettaglio pagamenti

Verrà aperta una maschera dove poter inserire tutti i dati relativi alla scadenza:

maschera aggiungi scadenza

Procediamo con il compilare tutti i campi con i dati richiesti…

compilazione campi maschera aggiungi scadenza

…salvando, le scadenze impostate verranno inserite nello scadenzario. Le scadenze inserite con questa modalità saranno contrassegnate da un asterisco * accanto al tipo documento:

Scadenze inserite con questa modalità saranno contrassegnate da un asterisco * accanto al tipo documento

Incasso/Pagamento di un documento

Una volta che abbiamo inserito le scadenze con le modalità viste precedentemente, vediamo come andare a gestire gli incassi/pagamenti dei vari documenti. Ad esempio, ipotizziamo di voler indicare come pagata una fattura ricevuta di Gennaio. Dalla sezione “Uscite” clicchiamo sul mese di riferimento:

documento in maschera Incassi/Pagamenti

Verrà mostrato il riepilogo del mese con l’elenco delle scadenze Pagate e da Pagare. Facciamo click sull’icona pulsante lente di ingrandimento per aprire il dettaglio della scadenza:

selezione fattura da saldare in Dettaglio pagamenti

All’apertura del dettaglio sarà sufficiente mettere la spunta in corrispondenza di “Conferma Pagamenti”.

conferma pagamenti check

Salvando il tutto e ritornando nello scadenzario, vedremo l’importo impostato come “Pagato”:

salva, importo impostato come pagatodati in totale, pagato e da pagare

Estratto conto

Dopo aver visto come gestire le scadenze, vediamo come poter operare per interrogare i dati dello scadenzario.

All’interno del dettaglio possiamo utilizzare le opzioni di filtro poste in alto e/o andare a filtrare sulle singole colonne.

filtri in dettaglio pagamenti (filtri generici e filtri specifici)

Ciò ci permette di andare a effettuare delle ricerche specifiche sulle nostre scadenze. Se ad esempio vogliamo visualizzare le scadenze del nostro cliente Bianchi Srl che risultano ancora da incassare possiamo utilizzare i filtri in questo modo:

filtro per azienda

I dati saranno poi esportabili in un foglio di calcolo o in una stampa in PDF.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

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