Il decreto 84 del 2025 interviene sulla disciplina dell’obbligo di pagamento tracciato delle spese di trasferta da parte dei dipendenti, definendo in modo più preciso l’obbligo introdotto dalla scorsa legge di bilancio, ma allargando sensibilmente il campo di applicazione della disposizione.
Premessa
Quando i dipendenti sono comandati dal datore di lavoro di effettuare la propria prestazione in un luogo di lavoro diverso rispetto a quello pattuito tra le parti, spesso accade che, per maggiore semplicità amministrativa, i dipendenti stessi sostengano direttamente i costi di vitto, viaggio e alloggio; i dipendenti vengono poi indennizzati dal datore di lavoro dei costi sostenuti in occasione della trasferta che sono stati chiamati a svolgere.
I rimborsi spese erogati ai dipendenti per spese da questi sostenute nell’espletamento di una trasferta di lavoro, in deroga al principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente, non concorrono a formare il reddito del lavoratore che ha percepito tali somme.
Per quanto riguarda il datore di lavoro, la somma erogata risulta essere fiscalmente deducibile in quanto trattasi di spesa inerente all’attività e funzionale alla produzione dei ricavi.
Dal 2025 è stata introdotta una specifica previsione (si tratta dell’articolo 1, commi 81-83 della L. n. 207/24) che subordina, tanto la non imponibilità in capo al dipendente, quanto la deducibilità in capo al datore di lavoro (ai fini delle imposte dirette quanto ai fini IRAP), al fatto che tali spese siano pagate con strumenti di pagamento tracciati; per questioni di contrasto all’evasione (dei soggetti che rendono i servizi di vitto alloggio e viaggio) è richiesto che dette spese siano assolte con pagamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241/97, quali carte di credito, debito e prepagate.
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