GBsoftware introduce un’importante novità: l’elaborazione della situazione contabile basata sulla “Data del Documento” (in alternativa alla “Data di Registrazione”). Questo nuovo approccio garantisce una rappresentazione del risultato economico decisamente più attendibile. Costi e ricavi risultano così perfettamente allineati e depurati dalle poste non di competenza, agevolando il controllo di gestione su orizzonti temporali più ampi.
L’obiettivo è anche quello di superare lo scollamento tra l’IVA di periodo e i relativi costi/ricavi. Questo disallineamento, generato dall’impossibilità di retro-imputare contabilmente le fatture telematiche di fine mese recapitate nei primi giorni del mese successivo, non sarà più un problema. Non avrai più bisogno di ricorrere a faticose riconciliazioni extracontabili su Excel o a riletture di prime note voluminose per correggere i documenti registrati o ricevuti in ritardo.
Accesso e logica applicazione
Per accedere alla nuova funzione, che è stata introdotta anche per le annualità precedenti, entrare in Contabilità>Bilancio>Situazione Contabile. La maschera di apertura prevede due nuovi check a sfondo grigio, a destra del pulsante “Stampa Bilancio” (5) con default su “Usa data registrazione“. Procediamo con la società di test elaborando il periodo di interesse (ad esempio la mensilità dal 01/03/2026-31/03/2026) che viene elaborata estrapolando le registrazioni presenti nella prima nota con data entro il range impostato, ottenendo una perdita di 67.766:
per maggiore analiticità, osserviamo il dettaglio della prima nota che è stata filtrata per comporre la situazione contabile (in aggiunta ai saldi del periodo precedente):
la colonna utilizzata nelle query è la prima, appunto Data Registrazione.
Data Documento
Per la nuova opzione, mettere il check su “Usa data documento” (1) (lo sfondo dei check diventa bianco), rispondere si al messaggio (2) e reimpostare le date (esempio 01/03/2026-31/03/2026) utilizzate per la precedente elaborazione (3): questa volta rileviamo un utile di 14.889:
N.B. Il rigo aggiuntivo con saldo dare “PERDITA DATADOC PERIODO PRECEDENTE” (o il suo omologo in avere “UTILE DATADOC PERIODO PRECEDENTE”) servono a riconciliare il risultato dello Stato Patrimoniale a quello del Conto Economico.
Analizziamo la prima nota utilizzato per l’elaborazione (e quella scartata) che determinano un utile invece della perdita iniziale:
Come intuibile, nell’esercizio vengono prese in considerazione le prime note di cui alla quinta colonna “Data doc.” entro il range 01/03/2026-31/03/2026.
Alcune prime note con “Data Documento” valida fanno parte di quelle elaborate nel precedente report per “Data registrazione” (nella grafica sono evidenziate sia in giallo che in viola) altre sono esterne e aggiuntive (nella grafica evidenziate solo in viola).
Rispetto alla data di registrazione, per data documento vengono scartati i documenti relativi ad anni precedenti (5) (nell’esempio data doc.=2025) o successivi (6) (nell’esempio ipoteticamente data doc.=2027) inoltre vengono scartati i documenti dei mesi esterni al range (nell’esempio quelli nei righi con la x rossa, datati 30/01/2026, 31/01/2026, 28/02/2026, a prescindere da quando sono stati registrati) mentre sono “recuperati” documenti nel range, registrati in tutto l’esercizio anche oltre le date utilizzate in data registrazione (7) (ad esempio il documento con data 28/03/2026 registrato in data 10/08/2026). Si tratta di casi limite, inseriti per produrre casistiche possibili che fanno tuttavia comprendere la divergenza tra le due situazioni contabili le potenzialità della nuova funzione…
Uscita dall’opzione
In questa prima fase di rilascio, la nuova logica è operativa all’interno della Situazione Contabile, per poi essere gradualmente estesa a tutti gli altri moduli dell’area contabilità.
Per cui una volta impostata l’opzione per “Data documento” essa rimane attiva all’interno dell’applicazione, resettandosi solo all’uscita dall’applicazione contabilità (o al cambio d’anno).
Per tornare alla visualizzazione della situazione contabile per “Data registrazione” (default) è sufficiente cliccare l’apposto check, il cui sfondo torna grigio (senza visualizzazione di messaggi): 
Report
Producendo i report per data documento (come test interni o per controllo di gestione) al fine di evitare che vengano erroneamente trasmessi ai terzi, viene evidenziata l’opzione in fase di stampa pdf, Excel, e txt (3) oltre che a video:
Report in lingua
Analogamente a quanto garantito per la contabilità e i report tradizionali, anche nella rappresentazione per data documento è prevista la traduzione in inglese.
Per altri punti relativi alla Situazione contabile, si rimanda alla guida online alla procedura.
Applicazioni Software collegate all’articolo
BB101- MM/23
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