Fatturazione Web: incassa i tuoi documenti con Adesione Online

Grazie alla continua evoluzione degli applicativi di GBsoftware, è stata introdotta la possibilità d’inviare i propri documenti ai clienti tramite Adesione Online, cosi che gli stessi possano visualizzare il loro preventivo/fattura di vendita/parcella e provvedere comodamente al pagamento anche tramite PayPal®.

Sarà possibile inviare una mail al proprio cliente, dove sarà presente un link e una password per collegarsi a una pagina web, così da poter visualizzare il documento ricevuto. Fatto ciò, potrà decidere di accettare il documento, selezionare una modalità/condizione di pagamento e procedere direttamente al saldo in pochi semplici click.

Funzionamento della gestione

Vediamo nel dettaglio il funzionamento della gestione.

Dalla Fatturazione In Web viene creato un Preventivo o un Ordine, inserendo una o più condizioni di pagamento. Salvato il documento, si procede all’invio al cliente tramite Adesione Online all’indirizzo email dello stesso.

A questo punto, il cliente dalla mail potrà raggiungere una pagina web (inserendo una password presente nella mail ricevuta), cosi da visualizzare il documento inviatogli. Fatto ciò potrà selezionare la condizione di pagamento più congeniale a lui e procedere all’accettazione.

Effettuata l’accettazione, in Fatturazione In Web viene generato in automatico il documento definitivo di vendita, che sarà poi possibile inviare al Sistema d’Interscambio, mentre il cliente potrà procedere al pagamento del documento sempre dalla pagina web. I pagamenti effettuati andranno poi ad aggiornare lo stato del documento.

Funziona mento gestione Adesione Online - preventivo

Questa procedura è utilizzabile anche nel caso in cui non si voglia ricorrere a preventivi/ordini di vendita: sarà possibile inviare direttamente il documento definitivo al cliente, il quale poi procederà al pagamento dello stesso.

Funziona mento gestione Adesione Online - definitivo

Configurazione della Procedura

Per poter utilizzare tale funzionalità è necessario effettuare delle configurazioni sulla procedura, in modo da personalizzarla in base alle nostre esigenze. Andranno infatti configurate le modalità d’incasso e la tipologia di documento da generare in automatico.

Configurazione Incassi

È possibile utilizzare la procedura per gestire gli incassi dei documenti tramite PayPal® e/o Bonifico Bancario.

Per configurare un account PayPal (a condizione che questo sia di tipo Business) accedere a Configurazione –  Fatturazione DDT e fare click su pulsante associa i tuoi account.

maschera Adesione online - associa i tuoi account

Verrà aperta una maschera da dove inserire gli account per il pagamento elettronico. Facciamo click su Nuovo e selezioniamo come tipologia di pagamento “PayPal”.

Configurazione pagamenti PayPal

Procediamo quindi con il compilare tutti i dati richiesti come indicato nella guida online e salviamo la configurazione.

Per configurare un conto corrente bancario procediamo in Anagrafica Ditte – Dati Fatturazione – Banca Ditta:

Anagrafica Ditte - Dati Fatturazione - Banca Ditta

Nella maschera che verrà aperta, procedere a inserire i dati del proprio istituto di credito, compresi i dati relativi all’IBAN:

Maschera elenco coordinate bancarie

Configurazione Documenti

Fatto ciò andiamo a impostare alcuni parametri per i documenti che saranno creati in automatico dalla procedura.

Da Configurazione – Fatturazione DDT nella sezione Adesione Online andiamo a impostare il documento che dovrà essere generato in automatico all’accettazione da parte del cliente del preventivo/ordine.

maschera Adesione online - configurazione documento da generare

Nell’esempio, al momento dell’accettazione del documento, sarà generata in automatica una fattura di vendita. Vediamo inoltre che è possibile decidere di bloccare sia il documento d’origine che il documento generato, onde evitare modifiche accidentali allo stesso una volta che è già stato inviato al cliente.

Procediamo poi da Configurazione – Avanzate – Sezionali a stabilire quale sezionale dovrà essere utilizzato nel momento in cui verrà creato in automatico il documento impostato. Selezionare il sezionale desiderato e mettere la spunta in corrispondenza di “Adesione Online”.

maschera Gestione sezionali 2022 - Adesione online

Invio documento per accettazione

Ora che abbiamo impostato tutte le configurazioni di base, vediamo con un esempio pratico come utilizzare la procedura.

Ipotizziamo di voler inviare un preventivo di vendita a un nostro cliente. Procediamo con il compilare il nostro documento:

maschera compilazione documento di vendita

Nella sezione Pagamento, andiamo a proporre delle diverse condizioni, in modo che il cliente ne possa scegliere una:

  • A vista fattura;
  • A 30 e 60 giorni, più 10 giorni del mese successivo;
  • 5 rate mensili con prima rata a vista.

Procediamo con il salvare il tutto e facciamo click su Invia adesione. Verrà aperta una maschera d’invio della mail  con i dati che si stanno inoltrando al cliente:

Anteprima email

Effettuato l’invio, lo stato dell’adesione verrà cambiato in “Inviato”.

Stato adesione online - Inviato

Ricezione del documento da parte del cliente

Il cliente riceverà pertanto una mail di questo tipo:

Email invio preventivo

Cliccando sul link proposto e inserendo la password, il cliente potrà vedere il riepilogo del proprio documento con tutte le condizioni proposte.

maschera per cliente con riepilogo del proprio documento

Dopo aver verificato che i dati del preventivo siano corretti, il cliente potrà scegliere la condizione di pagamento preferita e confermare il documento.

scelta condizione di pagamento

Alla conferma verrà mostrata la maschera per il pagamento del documento…

maschera per il pagamento documento

…mentre in Fatturazione In Web sarà generata in automatico la fattura di vendita.

Fatturazione In Web genera in automatico fattura di vendita

Incasso del documento

Il cliente dalla maschera di pagamento potrà procedere al saldo del documento.

Ad esempio, una volta selezionate le rate sarà sufficiente fare click sul pulsante PayPal, inserire le credenziali del conto e provvedere al pagamento. Fatto questo, in Fatturazione InWeb la rata sarà impostata in automatico come saldata.

Selezione rate e metodo di pagamento

Aggiornamento automatico stato pagamenti

Se invece il cliente vuole procedere a pagare tramite bonifico bancario, potrà rapidamente visualizzare i dati per il bonifico e una volta effettuata tale operazione inserire copia contabile della ricevuta direttamente dalla sezione Pagamenti.

Pagamento tramite bonifico - allegato copia bancaria

Accedendo alla Fatturazione in Web nella sezione Pagamenti della fattura emessa sarà possibile visualizzare l’allegato inviato dal cliente. Verificata l’effettiva contabilizzazione del bonifico, sarà possibile impostare la rata come “Saldata”, cosi da salvare il documento per poter aggiornare lo stato del documento anche sull’area web del cliente.

Maschera verifica contabilizzazione del bonifico bancario

Per maggiori informazioni è disponibile la guida online a questo link.

Applicazioni Software collegate all’articolo:

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