L’istituzione e la tenuta del fascicolo del cliente costituisco idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni assunte ai fini del rispetto della normativa antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo.
Indipendentemente dalla modalità scelta per la conservazione dei dati e delle informazioni, è possibile individuare, a seconda del risultato della valutazione del rischio del cliente, una serie di documenti, dati e informazioni, che possono alimentare e integrare il fascicolo della clientela, ai sensi dell’articolo 31, comma 2, del decreto legislativo n. 231/2007.
Il fascicolo del cliente
Per le prestazioni a rischio inerente ritenuto “non significativo”, sarà sufficiente formare il fascicolo della clientela con la sola documentazione indicata dalle citate regole tecniche:
- fotocopia del documento di identità o di altro documento di riconoscimento equipollente in corso di validità del cliente persona fisica e, ove presente, dell’esecutore.
Devono ritenersi validi i documenti di identità e di riconoscimento di cui agli articoli 1 e 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 (carta di identità e documenti ad essa equipollenti, ai sensi dell’articolo 35, comma 2, dello stesso decreto, vale a dire: passaporto; patente di guida; patente nautica; libretto di pensione; patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; porto d’armi; tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato).
Per l’identificazione di soggetti non comunitari e di soggetti minori d’età si applicano le disposizioni vigenti; con riferimento a nascituri e concepiti, l’identificazione è effettuata nei confronti del rappresentante legale.
L’identificazione può essere svolta anche da un pubblico ufficiale a ciò abilitato ovvero a mezzo di foto autenticata; in quest’ultimo caso sono acquisiti e riportati gli estremi dell’atto di nascita dell’interessato.
- visura del registro delle imprese (certificato equivalente per società di diritto estero, oppure atto costitutivo o certificazione di attribuzione del codice fiscale da parte dell’Agenzia delle entrate).
Questo documento è necessario al fine di verificare: la denominazione/ragione sociale e la sede della società/ente cliente, le informazioni relative all’esistenza e all’ampiezza dei poteri di rappresentanza del soggetto che agisce per conto della società/entità e le informazioni relative alle modifiche anagrafiche o dei dati inizialmente acquisiti;
- codice fiscale e (se presente) partita Iva, se non presenti in altra documentazione raccolta (per esempio, visura camerale, atto notarile, eccetera);
- lettera di incarico professionale (qualora le informazioni utili non siano già ricomprese nella dichiarazione del cliente ovvero nella scheda di adeguata verifica);
- dichiarazioni del cliente sul titolare effettivo e sulle relazioni intercorrenti tra il cliente e il titolare effettivo e tra cliente ed esecutore, sulla presenza di persone politicamente esposte, sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale o dell’operazione sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività. Il professionista può utilizzare il modello AV.4, allegato alle Linee guida;
- scheda di adeguata verifica e successivi aggiornamenti (ai fini della dimostrazione dell’avvenuto adempimento dei relativi obblighi). Il professionista può utilizzare il modello allegato alle Linee guida;
- attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi: copia dei documenti acquisiti in sede di adeguata verifica, come previsto dall’articolo 27, comma 3, del decreto legislativo n. 231/2007;
- documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità (o la necessità) di applicare obblighi semplificati (o rafforzati) di adeguata verifica: estratto da banca dati che individua il cliente come persona politicamente esposta, articolo di giornale che riporta notizia con informazioni di carattere penale relativi al cliente, eccetera;
- documenti per il controllo costante ed eventuale nuova scheda del rischio riciclaggio o di finanziamento del terrorismo: unitamente all’eventuale nuova scheda di valutazione del rischio nel caso si modifichi il livello di rischio precedentemente valutato;
- documentazione o attestazioni comprovanti la consistenza patrimoniale o la capacità di credito del cliente, (per esempio l’ultima dichiarazione dei redditi, l’ultimo bilancio approvato, la lettera di referenze di una banca, la lettera di presentazione di un soggetto destinatario degli obblighi antiriciclaggio, eccetera), nei casi di adeguata verifica rafforzata e ove la prestazione professionale abbia per oggetto un’operazione del cliente che comporti la movimentazione di mezzi di pagamento e si ritenga necessario approfondire la coerenza delle disponibilità con il profilo del cliente;
- documentazione che comprovi l’esame della posizione giuridica del cliente o l’espletamento di compiti di difesa o rappresentanza davanti a un’autorità giudiziaria, compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o evitare il procedimento e copia dell’eventuale incarico professionale conferito, per la verifica del termine per la verifica dell’identità del cliente (articolo 18, comma 4) e dell’esonero dalla segnalazione di operazione sospetta (articolo 35, comma 5);
- stampa dell’esito della ricerca del nominativo del soggetto nelle liste antiterrorismo: nel caso si renda necessaria una verifica del nominativo del cliente, del soggetto che agisce per conto del cliente o dell’eventuale titolare effettivo rispetto alle liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento.
A pagina 74 delle Linee guida del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili sono riportati i link per il collegamento ai siti che riportano le liste on line dei nominativi segnalati per il collegamento ad organizzazioni criminali o terroristiche;
- altri documenti, estratti da pubblici registri o annotazioni che il professionista ritenga opportuno conservare: dati, documenti e annotazioni non espressamente richiesti dalle norme, ma che costituiscono un supporto alla valutazione del rischio e alle motivazioni che hanno condotto, o meno, alla segnalazione di un’operazione sospetta;
- dichiarazione sostitutiva di certificazioni e di atti notori o certificato del tribunale in merito ad eventuali condanne e procedimenti penali in corso, nel caso il professionista venisse a conoscenza di condanne o procedimenti in corso e si ritenga necessario escludere un eventuale collegamento con la prestazione professionale richiesta o in corso;
- documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale: lettera di revoca o di rinuncia all’incarico; copia della cancellazione Iva, cessazione dal registro delle imprese, decreto di estinzione, eccetera. In assenza di atti formali la fattura del professionista a saldo della prestazione, ovvero la nota pro forma, può dimostrare la data di chiusura del rapporto ed estinzione dell’incarico.
Per le prestazioni a rischio inerente ritenuto “poco significativo”, “abbastanza significativo” o “molto significativo”, non è possibile fornire un elenco esaustivo della documentazione; si suggerisce, comunque di conservare la documentazione, di seguito indicata, come contenuto minimo, dalle regole tecniche.
Conferimento dell’incarico.
Il conferimento dell’incarico è l’attribuzione di un mandato, esplicito o implicito, anche desumibile dalle caratteristiche dell’attività istituzionalmente svolta dai soggetti obbligati, al compimento di una prestazione professionale, indipendentemente dal versamento di un corrispettivo o dalle modalità e dalla tempistica di corresponsione del medesimo.
L’elemento da conservare relativo alla data del conferimento dell’incarico potrà essere diretto, consistendo nel mandato sottoscritto dal cliente o in altro documento sottoscritto dal medesimo avente pari effetti, ovvero indiretto, riguardando in tal caso la documentazione in cui si possa individuare la data del conferimento dell’incarico (ad esempio, corrispondenza tra il professionista e il cliente anche formata a mezzo posta elettronica, non necessariamente certificata).
Nei casi di prestazioni professionali multiple, diversi dagli incarichi di assistenza continuativa, ai fini della conservazione verrà acquisita la data dell’incarico più risalente nel tempo.
Operativamente, potranno essere conservati, in via alternativa, in base alla natura della prestazione al fine di individuare la data del conferimento dell’incarico, i seguenti documenti:
- mandato professionale;
- dichiarazione del cliente (articolo 22 del decreto legislativo n. 231/2007);
- comunicazione al cliente di avvio della prestazione professionale;
- comunicazione del cliente in cui si individui in modo esplicito o implicito il conferimento dell’incarico;
- comunicazione del professionista della rete/network o dello studio associato in cui si evidenzia l’incarico del cliente;
- comunicazione di conferimento di incarico da parte dell’organizzazione del cliente;
- comunicazione di conferimento di incarico rilevata o acquisita nei moduli per lo svolgimento dell’adeguata verifica del cliente;
- autocertificazione del professionista, datata e sottoscritta, avente ad oggetto il conferimento di incarico da parte del cliente;
- scheda di adeguata verifica.
Identificazione del cliente
Cliente persona fisica: il professionista deve conservare i documenti da cui risultino i dati identificativi del cliente (nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza anagrafica e domicilio, se diverso da una residenza anagrafica, estremi del documento di identificazione, codice fiscale, se assegnato).
Il professionista deve inoltre conservare copia in formato cartaceo o elettronico di un documento d’identità (del cliente o dell’esecutore o di entrambi) in corso di validità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente.
Il professionista deve inoltre conservare i seguenti dati relativi all’eventuale titolare effettivo forniti dal cliente o dall’esecutore e verificati nell’ambito degli obblighi dell’adeguata verifica: nome e cognome; luogo e data di nascita; residenza anagrafica e il domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica; codice fiscale, ove assegnato.
Cliente diverso da persona fisica. Identificazione.
Nella maggior parte dei casi la figura dell’esecutore coinciderà con quella del soggetto che all’interno dell’ente ha poteri di gestione e rappresentanza (quali quelli normalmente conferiti all’amministratore unico, ai consiglieri di amministrazione, all’amministratore delegato, eccetera).
Il professionista avrà cura di conservare i dati identificativi forniti dall’esecutore e verificati nel corso dell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica.
Con riferimento all’esecutore: nome e cognome; luogo e data di nascita; residenza anagrafica e domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica; estremi del documento di identificazione; codice fiscale, ove assegnato; copia in formato cartaceo o elettronico di un documento d’identità dell’esecutore in corso di validità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente.
Con riferimento al cliente diverso da persona fisica: denominazione; sede legale; codice fiscale, ove assegnato.
Il professionista deve conservare, inoltre, i dati relativi al titolare effettivo, se presente, forniti dal cliente e verificati nell’ambito degli obblighi dell’adeguata verifica: nome e cognome; luogo e data di nascita; residenza anagrafica e il domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica; codice fiscale, ove assegnato.
In presenza di un elevato rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, il soggetto obbligato conserverà anche l’ulteriore documentazione acquisita secondo le indicazioni fornite nella regola tecnica n. 2.5.
Informazioni sullo scopo e sulla natura dell’operazione
Il professionista deve conservare la documentazione contenente i dati e le informazioni forniti dal cliente con riferimento allo scopo e alla natura della prestazione professionale richiesta, oltre alle ulteriori informazioni acquisite in base al livello di rischio relative alle relazioni intercorrenti tra il cliente e l’esecutore, tra il cliente e il titolare effettivo e quelle relative all’attività lavorativa svolta.
In molti casi, l’obbligo di acquisire informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale può ritenersi assolto anche nel mandato professionale, o nella documentazione precontrattuale, ovvero desumibile direttamente dalla prestazione professionale nei casi in cui l’incarico sia previsto da norme di legge o al fine di predisporre adempimenti previsti dalla legge, senza ulteriori oneri a carico del professionista (ad esempio nomina di revisore legale).
Controllo costante
Per le prestazioni continuative il soggetto obbligato avrà cura di conservare i dati e le informazioni attestanti il corretto svolgimento del controllo costante secondo la periodicità prestabilta.
Operazioni occasionali
In caso di operazione occasionale, l’adempimento è richiesto solo se i mezzi di pagamento trasmessi o movimentati sono di importo pari o superiore ad euro 15.000,00.
In aggiunta a quanto indicato per l’adeguata verifica, il documento da conservare è quello dal quale risulta la data in cui il professionista, in nome e per conto del cliente, ha trasmesso o movimentato mezzi di pagamento (ad esempio contabile bancaria), ovvero la data in cui, sempre in nome e per conto del cliente, ha compiuto atti negoziali a contenuto patrimoniale (ad esempio, nel caso in cui l’atto negoziale abbia ad oggetto una cessione di quote sociali il professionista, oltre all’atto di cessione, conserverà copia dei bonifici attestanti il trasferimento dei mezzi di pagamento).
Il professionista deve inoltre conservare il dettaglio dei mezzi di pagamento utilizzati e, se possibile, la copia degli stessi.
Estratto dell’Ebook “L’antiriciclaggio per i Commercialisti” di GBsoftware in collaborazione con il Dott. Manlio Mascolo
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