L’istituzione e la tenuta del fascicolo del cliente costituisco idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni assunte ai fini del rispetto della normativa antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo.
Indipendentemente dalla modalità scelta per la conservazione dei dati e delle informazioni, è possibile individuare, a seconda del risultato della valutazione del rischio del cliente, una serie di documenti, dati e informazioni, che possono alimentare e integrare il fascicolo della clientela, ai sensi dell’articolo 31, comma 2, del decreto legislativo n. 231/2007.
Il fascicolo del cliente
Per le prestazioni a rischio inerente ritenuto “non significativo”, sarà sufficiente formare il fascicolo della clientela con la sola documentazione indicata dalle citate regole tecniche:
- fotocopia del documento di identità o di altro documento di riconoscimento equipollente in corso di validità del cliente persona fisica e, ove presente, dell’esecutore.
Devono ritenersi validi i documenti di identità e di riconoscimento di cui agli articoli 1 e 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 (carta di identità e documenti ad essa equipollenti, ai sensi dell’articolo 35, comma 2, dello stesso decreto, vale a dire: passaporto; patente di guida; patente nautica; libretto di pensione; patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; porto d’armi; tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato).
Per l’identificazione di soggetti non comunitari e di soggetti minori d’età si applicano le disposizioni vigenti; con riferimento a nascituri e concepiti, l’identificazione è effettuata nei confronti del rappresentante legale.
L’identificazione può essere svolta anche da un pubblico ufficiale a ciò abilitato ovvero a mezzo di foto autenticata; in quest’ultimo caso sono acquisiti e riportati gli estremi dell’atto di nascita dell’interessato.
- visura del registro delle imprese (certificato equivalente per società di diritto estero, oppure atto costitutivo o certificazione di attribuzione del codice fiscale da parte dell’Agenzia delle entrate).
Questo documento è necessario al fine di verificare: la denominazione/ragione sociale e la sede della società/ente cliente, le informazioni relative all’esistenza e all’ampiezza dei poteri di rappresentanza del soggetto che agisce per conto della società/entità e le informazioni relative alle modifiche anagrafiche o dei dati inizialmente acquisiti;
- codice fiscale e (se presente) partita Iva, se non presenti in altra documentazione raccolta (per esempio, visura camerale, atto notarile, eccetera);
- lettera di incarico professionale (qualora le informazioni utili non siano già ricomprese nella dichiarazione del cliente ovvero nella scheda di adeguata verifica);
- dichiarazioni del cliente sul titolare effettivo e sulle relazioni intercorrenti tra il cliente e il titolare effettivo e tra cliente ed esecutore, sulla presenza di persone politicamente esposte, sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale o dell’operazione sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività. Il professionista può utilizzare il modello AV.4, allegato alle Linee guida;
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