Le novità introdotte dai vari interventi normativi a partire dal 2023, la stesura del nuovo Principio contabile OIC 34 e la predisposizione di bozza del disegno di legge di Bilancio 2026 in materia di buoni pasto, evidenziano la volontà di creare un ecosistema di relazioni economiche tra varie tipologie di soggetti capaci di cooperare in un contesto fatto di agevolazioni fiscali e maggiori tutele finalizzato al sostenimento del potere di acquisto delle famiglie.
Premessa
In un mercato del lavoro in cui diventa cruciale investire nei benefits da parte delle aziende per offrire un pacchetto retributivo sempre più competitivo ai lavoratori, i ticket restaurant rappresentano un vero e proprio strumento strategico di welfare aziendale.
Il buono pasto, anche in forma elettronica, assume il ruolo di documento di legittimazione di un servizio sostitutivo di mensa per il dipendente che ne usufruisce e non rientra nella determinazione del suo reddito di lavoro dipendente entro certi limiti ben definiti, come chiarito nella risoluzione n. 26E/2010 da parte dell’Agenzia delle Entrate. Da un lato, quindi garantisce un vantaggio concreto al lavoratore; dall’altro, costituisce la prova dell’avvenuta prestazione nei confronti della società che emette i buoni.
Soggetti ammessi
Per osservare i vantaggi che comportano è necessario soffermarsi sui soggetti coinvolti e le loro interrelazioni:
- le imprese e i datori di lavoroche acquistano i buoni pasto come servizio sostitutivo della mensa, godendo di agevolazioni fiscali previste dalla normativa, mettendoli a disposizione dei propri dipendenti;
- le società emettitrici, che generano il buono (digitale o cartaceo) e, tramite le imprese, lo mettono a disposizione di lavoratori e lavoratrici e garantiscono una rete di esercenti convenzionati in cui è possibile spendere il buono. Applicano uno sconto per le aziende sul prezzo di acquisto ed una commissione agli esercenti da trattenere dal valore nominale del buono.
- i dipendenti, che ricevono i buoni dalle imprese e che li possono utilizzare presso la rete di esercenti convenzionati;
- gli esercenti, che accettano i buoni pasto per il “pagamento” di beni o servizi. Essi pagano delle commissioni alle società emettitrici per far parte della loro rete (bar, ristoranti, supermercati).
Attenzione: Dal 1° settembre 2025 il DDL Concorrenza introduce un tetto massimo del 5% sulle commissioni che le società emettitrici di buoni pasto possono applicare agli esercenti obbligando l’adeguamento al nuovo tetto dei contratti preesistenti.
L’ecosistema
In sintesi, le operazioni economiche tra i soggetti seguono il flusso qui di seguito riassunto:
- la società emittente vende i buoni pasto al datore di lavoro a un prezzo che può essere uguale, superiore o inferiore al valore facciale;
- il datore di lavoro distribuisce i buoni ai dipendenti;
- i dipendenti utilizzano i buoni presso gli esercizi convenzionati;
- gli esercizi convenzionati richiedono il rimborso alla società emittente;
- la società emittente rimborsa gli esercizi per un importo pari al valore facciale del buono meno lo sconto pattuito.
Le aziende, quindi, comprano i buoni pasto da società emettitrici per offrirli ai dipendenti, che poi li spendono nei negozi o ristoranti convenzionati. Gli emettitori fanno uno sconto alle aziende (fino al 20%) ma si rifanno sugli esercenti, applicando commissioni. Questo è sintomo che il costo del sistema ricade soprattutto sui soggetti che accettano i buoni.
Normativa
L’articolo 2, comma 1, lettera c), del D.M. 122/2017 definisce il buono pasto, ai sensi dell’articolo 2002 del codice civile, come il “documento di legittimazione per il titolare, non cedibile, né cumulabile oltre il limite consentito, quindi commercializzabile o convertibile in denaro” che gli consente:
- di ricevere un servizio sostitutivo di mensa di importo pari al valore facciale del buono ossia il valore della prestazione indicato sul buono, Iva inclusa;
- di avere prova documentale dell’avvenuta prestazione nei confronti delle società Emittente nell’esercizio convenzionato;
- di essere utilizzato sia quando il titolare sia prestatore di lavoro subordinato (a tempo pieno o parziale), sia quando l’orario di lavoro non prevede una pausa per il pasto, nonché per quei casi di rapporto di collaborazione anche non subordinato;
- di essere utilizzato esclusivamente per l’intero valore facciale.
Il D.lgs. n. 36/2023, a partire dal 2023, interviene con forza sulla disciplina e la incorpora nel Nuovo Codice dei contratti pubblici prevedendo requisiti specifici per l’emissione, l’affidamento del servizio sostitutivo di mensa e la rete degli esercizi convenzionati.
Uno degli interventi più significativi riguarda il tetto massimo alle commissioni applicabili dagli emettitori di buoni pasto agli esercenti convenzionati sul valore nominale del buono: con la legge annuale per la concorrenza L. n. 193/2024, all’ articolo 37 la misura del 5% applicata solo per la pubblica amministrazione è stata estesa anche al settore privato.
Attenzione: La nuova misura si applica:
- dal 18 dicembre 2024 si applica da subito per i nuovi contratti tra società emittenti ed esercenti che non avevano rapporti in precedenza;
- dal 1° settembre 2025 il limite si estende anche agli accordi già esistenti;
- per i buoni pasto emessi prima del 1° settembre 2025 mantengono le condizioni contrattuali originarie e resteranno validi fino al 31 agosto 2025.
Il trattamento contabile presuppone il rispetto della competenza del costo sia ai fini della redazione del bilancio che della deduzione ai fini reddituali. La rilevazione dell’operazione varia a seconda del soggetto preso in considerazione nel rispetto degli articoli. 2423,2424,2425,2426 del codice civile ed i principi contabili OIC 12 e 34.
È importante focalizzare l’attenzione sul nuovo principio contabile OIC 34 che rappresenta un vero e proprio punto di svolta per le società emittenti i buoni pasto. Il principio riformula le regole di contabilizzazione dei ricavi allineandosi ai principi internazionali con particolare attenzione alla sostanza economica delle operazioni rispetto alla forma. Presuppone, infatti, un’analisi della contrattualistica finalizzata ad identificare le differenti tipologie di prestazioni di servizi al fine di individuare il momento in cui il ricavo deve essere iscritto in bilancio. L’elemento determinante è il trasferimento sostanziale dei rischi e benefici ai sensi del paragrafo 23 dell’OIC 34, considerando i diritti e gli obblighi derivanti dai contratti stipulati con gli esercizi convenzionati.
Esempio: Supponiamo il seguente scenario:
- il datore di lavoro (Azienda Cliente) acquista 100 buoni pasto elettronici al valore facciale di € 8 ciascuno, per un totale di € 800;
- l’emittente dei buoni pasto (Società Emittente) applica una commissione/servizio e rimborsa gli esercenti convenzionati quando viene utilizzato il buono;un esercente convenzionato (Ristorante) accetta i buoni con uno sconto convenzionato del 4% e poi viene rimborsato;
- a fine anno l’85% dei buoni è stato utilizzato;
- a fine anno il 10% è stato utilizzato ma non rimborsato;
- il 5% non è stato ancora utilizzato.
La contabilizzazione della vendita della Società Emettente all’Azienda Cliente
Nella rilevazione contabile delle operazioni compiute la società emittente deve tener conto dell’principio OIC 34, il quale:
- al paragrafo A.6 letta) sottolinea che la responsabilità sulla qualità, sicurezza, conformità alle normative e soddisfazione del cliente ricade sull’esercente convenzionato, escludendo quindi dalla responsabilità la società emittente;
- alla lettera b) rileva che la stessa società non sostiene alcun rischio. A suo carico c’è il rimborso di buoni effettivamente non utilizzati; evidenzia che l’unico elemento su cui l’emittente può intervenire è la negoziazione dello sconto incondizionato applicato dall’esercente sul valore facciale del buono.
- al paragrafo A.7 chiarisce che la società emittente agisce come agente, per conto terzi, e non come principale, per conto proprio; pertanto, deve rilevare il ricavo al netto dei costi sostenuti verso gli esercizi convenzionati, evidenziando solo il valore della commissione ricevuta.
Nella risposta fornita il 26 febbraio 2025, l’Organismo Italiano di Contabilità afferma che la società emittente, in base ai diritti e agli obblighi derivanti dai contratti con gli esercizi convenzionati, determina il momento in cui registrare il ricavo in funzione del trasferimento effettivo dei rischi e benefici, come indicato nel paragrafo 23 dell’OIC 34.
Quindi al momento della emissione dei 100 buoni pasto (valore facciale di euro 800) e li vende al datore di lavoro la società non ha un ricavo in quanto l’azienda ha l’obbligazione del rimborso all’esercente convenzionato e quindi si rileva un debito differito.
Attenzione: Non si rileva ancora il ricavo al netto della commissione: l’emittente non assume i rischi della somministrazione.
Supponiamo che vengono utilizzati l’85% dei buoni (valore facciale 760 euro) e la commissione riconosciuta all’emittente è di 30,40 euro (4% su 760) quindi gli esercenti ricevono 729,60 euro. Questo crea la condizione per rilevare il ricavo al netto delle commissioni pattuite:
Al momento dell’utilizzo del buono da parte del dipendente si estingue così il debito per la parte utilizzata. Al momento del rimborso all’esercente convenzionato:
Attenzione: L’emittente rileva il ricavo solo per la parte che rappresenta la propria commissione, dato che agisce come agente. In vigore dal 1° settembre 2025 è stato introdotto un tetto massimo alle commissioni applicate dalle società emettitrici di buoni pasto nel limite del 5%
Eventuali buoni non utilizzati alla scadenza generano un ricavo per la società emittente:
La contabilizzazione della Azienda Cliente (Datore di Lavoro)
Dal punto di vista contabile il datore di lavoro dovrà rilevare all’acquisto dei buoni pasto un debito verso la società fornitrice la cui contropartita sarà rappresentata dal credito verso la medesima. Sarà un credito da iscrivere nell’attivo circolante nella voce “Altri crediti” del Bilancio.
L’Iva verrà calcolata sull’importo al netto dello sconto convenzionato del 5% tra le parti.
Il relativo costo viene rilevato solo al momento in cui il dipendente entrerà in possesso dei buoni pasto. Quindi alla consegna va rilevato il costo di competenza ed estinto il credito verso la società emittente. Essendo il costo dell’erogazione di un servizio andrà allocato tra i costi per servizi in Conto economico.
Ipotizzando che a fine anno alla data di bilancio alcuni buoni non sono stati ancora distribuiti oppure nel caso in cui sono stati distribuiti ma non utilizzati, si rileverà un risconto attivo del costo interamente rilevato di competenza.
Attenzione: Per il dipendente che li utilizza, fino a 8 euro per buono elettronico l’importo è esente da tassazione. Il disegno di legge di Bilancio prevede di aumentare la soglia di esenzione fiscale da 8 a 10 euro a partire dal 2026 adeguando il valore del ticket al costo della vita.
La contabilizzazione dell’Esercente Convenzionato
L’esercizio commerciale che riceve in pagamento dal lavoratore il buono per la somministrazione del pasto emette scontrino fiscale con la dicitura “corrispettivo non incassato” per poi a fine mese fare fattura verso la società che ha emesso i buoni.
Il meccanismo del buono pasto prevede l’erogazione di uno sconto/convenzione tra società di somministrazione pasti e società di gestione dei ticket, perciò, l’imponibile IVA della fattura è al netto dello sconto applicato e si dovrà avere cura di scorporare dall’importo scontato l’IVA del 10%.
Supponendo che l’esercente abbia somministrato un pasto da 16 euro per cui riceve pagamento con due buoni da euro 8, tenendo conto dello sconto convenzionato tra società emittente ed esercente del 4% abbiamo:
Attenzione: L’esercente può valutare se rilevare il ricavo all’atto dell’emissione dello scontrino, in tale circostanza a fronte di un debito verso il cliente si rileva un credito verso la società emittente ma l’iva deve essere non esigibile in quanto entrerà nella liquidazione del periodo ma solo al momento della emissione della fattura.
Al momento dell’accettazione del buono come pagamento della somministrazione rileva:
All’emissione della fattura procede poi a rilevare il credito verso la società emittente al netto dello sconto convenzionato tra le parti:
Provvede poi a girocontare nel mastro Erario c/iva l’iva divenuta esigibile nel periodo di fatturazione:
Se opta in alternativa per la contabilizzazione solo al momento dell’emissione della fattura rileva sia il credito verso la società che ha emesso i buoni pasto sia lo sconto convenzionale accordato con la stessa:
Al rimborso dalla Società Emittente:
Conclusioni
Ai fini della contabilizzazione è quindi fondamentale verificare il ruolo principale o da agente, secondo OIC 34, della società Emittente, che determina il momento opportuno per rilevare il ricavo ottemperando, così, al principio di competenza. Altresì valutare l’intero costo, deducibile, sostenuto dall’azienda per i buoni pasto (in formato elettronico, la base imponibile Iva al netto delle condizioni contrattuali pattuite e la soglia di detraibilità dell’Iva calcolata. Inoltre, se i buoni acquistati non sono utilizzati entro l’esercizio, valutare se iscrivere una attività rimanenze o risconto attivo o comunque trattenere la competenza dell’esercizio in cui è maturato il beneficio facendo attenzione alla soglia di esenzione per i dipendenti.
In attesa del nuovo disegno di legge 2026 attendiamo la promessa di interventi volti ad aumentare il potere d’acquisto dei lavoratori offrendo un vantaggio netto ai dipendenti.
di Laura Maggio